Ausgaben­management sicher steuern – im Team

Die Ausgabenverwaltung beschreibt alle Tätigkeiten, die mit Management und Analyse von Einnahmen und Ausgaben in einem Unternehmen zusammenhängen. Dabei wird jeder Cent dokumentiert, um die finanziellen Mittel so effizient und gewinnbringend wie möglich einzusetzen. Die Ausgabenverwaltung stellt sicher, dass Partner wie Lieferunternehmen fristgerecht bezahlt werden.

Auch Zahlungen mit Firmenkarten, Spesenabrechnungen und Software-Abonnements liegen im Zuständigkeitsbereich der Ausgabenverwaltung. In der Regel umfasst es nicht die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder die Kosten der verkauften Waren. Übrigens: Qonto bietet Unternehmen zahlreiche Tools und Features für effizientes Finanzmanagement, damit sie ihren Cashflow immer im Blick behalten und wertvolle Zeit bei der Ausgaben- und Spesenverwaltung sparen.

Die Ausgabenverwaltung, auch als Spend Management bekannt, ist essentiell, um den Überblick über die Kosten der verschiedenen Geschäftsabteilungen eines Unternehmens zu behalten und sicherzustellen, dass alle Aufwendungen fristgerecht bezahlt werden. Ein gut funktionierendes Ausgabenmanagement kann Unternehmen auch dabei unterstützen, Kosten zu reduzieren und diese Einsparungen für das Unternehmenswachstum zu nutzen und die Wirtschaftlichkeit zu verbessern.

Ausgabenmanagement ist für Unternehmen aller Größenordnungen wichtig, da es ein Maß an Transparenz und einen Überblick über die Ausgaben bietet. Die Ausgabenverwaltung kann dank der praktischen Tools von Qonto vereinfacht werden und Führungskräfte, Teams und sogar einzelnen Mitarbeitenden dabei helfen, Zeit zu sparen und den Unternehmenserfolg zu steigern.

Ihr Ausgabenmanagement lässt sich mit Hilfe der Tools und Funktionen von Qonto einfach digitalisieren. Und Sie sparen Zeit, Geld und Nerven. Ihre Kostenprozesse können dabei effizient und transparent gemanagt und kontrolliert werden, repetitive Aufgaben stellen Sie einfach auf Autopilot.

So behalten Sie den Überblick über all Ihre Transaktionen, in Echtzeit und mit einer unbegrenzten Historie. Egal ob virtuelle Firmenkarten mit individuell einstellbaren Zahlungslimits für Sie und Ihr Team oder das Verwalten Ihrer Lieferantenrechnungen an einem Ort: Qonto bietet zahlreiche Funktionen für ein Maximum an Transparenz über Ihre Ausgaben.

Ob Lieferantenzahlungen oder Reisekosten für Unternehmer:innen und Mitarbeitende: Das Geschäftskonto von Qonto bietet zahlreiche Funktionen, die Sie dabei unterstützen, Ihre Ausgaben zu optimieren. Dazu gehört unter anderem die Verwaltung Ihrer Lieferantenrechnungen an einem Ort.

Alle Ihre Belege und die bereits bezahlten Rechnungen werden automatisch mit Ihren Qonto Transaktionen verknüpft. Sie können Fälligkeiten von offenen Rechnungen einsehen und Ihre Lieferantinnen und Lieferanten mit wenigen Klicks zum besten Zeitpunkt bezahlen.

Ein weiteres Mittel, um Ihr Ausgabenmanagement zu optimieren, sind Unterkonten: Qonto bietet die Möglichkeit, mehrere Konten mit eigenen IBANs einzurichten, um Ausgaben und Aktivitäten zu trennen und separate Team-Budgets zu erstellen (zum Beispiel für Logistik, Marketing usw.). Jedes Unterkonto ist mit eigenen Zahlungsmitteln – wie Karten für Mitarbeitende oder Überweisungen – ausgestattet.

Für die Planung und Einteilung von Budgets können Sie außerdem die in das Konto integrierte Budgetierungssoftware nutzen. Verfolgen Sie die Entwicklungen und Ausgaben übersichtlich und in Echtzeit, lassen Sie sich bei (fast) überschrittenen Budgets frühzeitig benachrichtigen und reagieren Sie proaktiv.

Mit Zahlungskarten für Mitarbeitende mit individuellen Ausgabenlimits vereinfachen Sie Spesenabrechnung und Ausgabenverwaltung. Eine Messe oder Dienstreise steht an? Erstellen Sie mit wenigen Klicks eine zeitlich begrenzte Instant Card: So gewinnen Ihre Mitarbeitenden an Autonomie, während das Management die Kontrolle behält.

In Ihrem Qonto Geschäftskonto können Sie jedem Teammitglied individuelle Rollen und Zugriffsrechte zuweisen. Es gibt verschiedene Formen von Benutzerprofilen:

• Kontoinhaber:innen haben Zugriff auf alle Bereiche und Funktionen und können Mitglieder verwalten und deaktivieren.
• Administrator:innen verfügen über die gleichen Rechte wie Kontoinhaber:innen, mit der Einschränkung, dass sie keine Kündigung des Kontos vornehmen können.
• Manager-Zugänge, in den Plänen Business und Enterprise enthalten, sind für Teamleiter:innen gedacht und verfügen über Zugriffsrechte, die vom Admin individuell festgelegt werden können. Manager-Rollen erhalten zum Beispiel die Möglichkeit, Überweisungen einzugeben und zu genehmigen sowie sich um Ausgaben- und Kartenverwaltung zu kümmern.
• Die Rolle für Mitarbeitende, verfügbar in Essential, Business und Enterprise, erhält ausschließlich eingeschränkten Zugang zu Unternehmensinformationen.
• Auch Ihrer Buchhaltung können Sie Lesezugriff zu bestimmten Informationen gewähren, um ihnen mehr Autonomie bei der Bearbeitung ihrer Buchhaltung zu geben. Diese Funktion ist in den Plänen Smart, Premium oder in unseren Angeboten Essential, Business und Enterprise verfügbar.

Mit Hilfe der einzelnen Rollen lassen sich die Konten Ihrer Teams managen. Je nach Rolle geben Sie Ihren Führungskräften damit die Unabhängigkeit, die Ausgaben für Ihren Bereich selbständig zu verwalten. Mit der Managerrolle geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Autonomie, eigene Karten für Ihr Team zu erstellen und die Limits selbst festzulegen. Selbstverständlich können Sie als Administrator oder Administratorin alle Transaktionen einsehen und bestimmte Funktionen sperren, sofern notwendig.

Die beweiskräftige Beglaubigung garantiert, dass Ihre digitalen Belege denselben Wert haben wie die originale Papierversion, wenn Sie sie mit Qonto speichern.

Im Falle einer Betriebsprüfung können Sie dem Finanzamt zertifizierte digitale Quittungen und Rechnungen vorlegen.

Wie funktioniert's?

Sie haben gerade eingekauft? Schnappen Sie sich Ihr Smartphone und fügen Sie ein Foto Ihres Zahlungsbelegs zur neuen Transaktion hinzu.

Sobald Sie das Foto gemacht haben, wird Ihr Beleg beglaubigt: Mit Hilfe unserer Partnerexperten erstellen wir automatisch eine elektronische Unterschrift sowie einen digitalen Stempel. Außerdem wird das genaue Datum und die Uhrzeit der Zertifizierung vermerkt.

Sobald der Beleg beglaubigt ist, speichern wir ihn gemäß der europäischen eIDAS-Verordnung. Der Beleg ist dann sicher archiviert und bleibt zeitlich unbegrenzt abrufbar. Im Falle einer Prüfung können Sie ihn jederzeit über den Export Ihrer Transaktionen finden.